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Ci sono due cose che hanno cambiato più positivamente la mia organizzazione personale del lavoro quotidiano negli ultimi anni:

  1. L'uso coerente di servizi cloud per e-mail, calendario, documenti e molti altri servizi. In altre parole, l'abbandono ormai quasi completo dei file locali. Questo mi rende indipendente dal mio PC in ufficio. Il motto qui: "Datemi un qualsiasi PC con internet e avrò il mio personale posto di lavoro individuale"
  2. Un piccolo e semplicissimo strumento cloud su www.workflowy.com che ha effettivamente rivoluzionato il mio lavoro. È di questo che voglio parlarvi oggi. Anche se non ha niente a che fare con il marketing del vino, sono così entusiasta di Workflowy che non voglio nasconderlo ai miei lettori.

Cosa organizzo con Workflowy?

  • Liste di cose da fare. Per molto tempo ho cercato invano degli strumenti adatti per mantenere le liste di cose da fare. Quelli che ho trovato finora erano troppo complicati, troppo potenti, troppo poco flessibili o non abbastanza integrati con altri strumenti
  • Controllo delle deleghe. Delegare i compiti a volte non è facile da organizzare. Si delega un compito, si deve controllare il suo completamento in un certo momento, si coinvolgono altri dipendenti.
  • Priorità. I compiti hanno delle priorità. Ci sono priorità perché il compito è importante o perché è urgente o entrambi. Come faccio a distinguere le due cose e come mi assicuro di usare correttamente il mio budget di tempo?
  • Gestione delle idee. Ogni giorno penso a molte cose che potrebbero essere fatte, o che dovrebbero essere pensate ulteriormente, o che dovrebbero essere discusse con uno o l'altro dipendente. Dove lascio tutto?
  • Tecniche creative. Molti progetti e idee hanno bisogno di essere pensati a lungo. Ci sono molti aspetti e idee che vogliono essere considerati. Mindmapping, brainstorming e altre tecniche sono utili per questo e richiedono un'adeguata documentazione e visualizzazione. A volte non si lavora da soli, ma si sviluppano idee in un team. Anche questo deve essere possibile.
  • Liste. Molte cose devono essere raccolte in liste. Non importa se le opzioni di azione, le persone di contatto in un progetto, i clienti importanti e molto altro. Molte di queste liste sono gerarchiche, quindi un sotto-elemento della lista è di nuovo una lista, ecc.
  • Organizzazione della riunione. Di cos'altro volevo discutere con questo dipendente o referente? Cosa è stato concordato? Di cosa si è discusso?

Ciò che lo rende particolarmente difficile è che i confini tra questi elementi sono fluidi e dinamici. Un'idea può trasformarsi rapidamente in un progetto creativo, che poi si trasforma in singoli articoli di delega, e così via. Le priorità diventano punti di riunione, che diventano punti di delega, che diventano di nuovo priorità. E tutto può avere scadenze e/o priorità. Quindi, idealmente, si gestiscono tutti questi requisiti organizzativi in un unico strumento.

Questo sembra uno strumento molto potente e complicato. È vero il contrario.

Workflowy è uno strumento molto intelligente, semplice e veloce che si può effettivamente utilizzare per elaborare non molto di più di liste gerarchiche di punti specchio. Quindi qualcosa come:

  • Punto 1
    • Sottovoce
      • Dettagli
      • un altro dettaglio
    • un altro sottopunto
  • superpunto2

Questa semplice funzione è completata da alcuni strumenti molto semplici. Per esempio, puoi collassare ed espandere i singoli sottopunti su ogni livello. Oppure puoi visualizzare un particolare livello individualmente. Poi c'è l'idea dei tag conosciuti per esempio da Twitter. Facendo precedere ogni parola da #, diventa un tag che si può facilmente cercare in seguito. Ma si può anche cercare molto efficacemente in altri modi. Per esempio, digitando "Peter" nella casella di ricerca, posso limitare l'intera lista gerarchica alle righe in cui compare la parola "Peter". E posso segnare ogni singola riga o interi livelli gerarchici come "Fatto" e quindi nasconderli nella vista standard. Oh sì, tutto questo nel cloud naturalmente, quindi utilizzabile in qualsiasi browser da qualsiasi luogo (compresi smartphone o tablet) in qualsiasi momento.

Questo è più o meno tutto. Ciò che rende questo strumento intelligente e pratico è il modo in cui lo si usa. Questo non è predeterminato dai creatori di Workflowy, ma qui ognuno può e deve trovare il proprio metodo.

Come lavoro con Workflowy

  1. Come primo livello, uso argomenti come "Marketing", "Guida dei vini", "Privato", ecc.
  2. Ogni idea concettuale, todos, progetti, punti di incontro li inserisco sotto e naturalmente uso di nuovo le strutture gerarchiche
  3. Ogni dipendente ha un tag come #Peter, #Hans. Quando voglio discutere qualcosa con Peter, uso il suo tag
    • Incontro a Dortmund con il cliente X
      • Trova camere per riunioni a Dortmund
      • Fissare l'appuntamento
        • Parla con #Hans quando ha tempo
      • Libro treno

    Poi la prossima volta che parlo con Hans, seleziono tutto il mio Workflowy con il tag #Hans e ottengo tutti gli elementi della riunione con lui. Non per niente molti appuntamenti con i dipendenti ora si chiamano semplicemente "riunione di Workflowy"

  4. Io do ai miei todos delle stelle per la priorità, quindi *, ** o ***. Il vantaggio è che posso sempre selezionare l'elenco per *** e trovare tutti i primi in classifica o selezionare per ** e vedere tutti i primi in classifica
    • Incontro a Dortmund con il cliente X
      • Trova una stanza per una riunione a Dortmund **
      • Fissare l'appuntamento
        • Parla con #Hans, quando ha tempo
      • Prenota il treno *
  5. Quando certi argomenti hanno un tempo di ritorno, uso un tag per quella settimana di calendario:
    • Incontro a Dortmund con il cliente X
      • Trova spazio per la riunione a Dortmund, solo dopo la pausa estiva #KW40
      • Fissare l'appuntamento
        • Parlare con #Hans, quando ha tempo
      • Libro treno
  6. Il controllo delle deleghe lo faccio usando il tag #KW insieme ai tag dei dipendenti, quindi in questo modo:
    • Incontro a Dortmund con il cliente X
      • Trova una stanza per una riunione a Dortmund, solo dopo la pausa estiva #KW40
      • Fissare l'appuntamento
        • Parla con #Hans quando ha tempo. Non posso venire al momento, ma fammi sapere in #KW34
      • Libro treno

    Ora mi viene in soccorso il fatto che si può cercare non solo per tag, ma anche per esclusione di tag. Quindi se cerco: "#Hans -#KW" allora vedo tutti gli elementi della riunione con Hans che non sono messi in attesa.

  7. All'inizio di ogni settimana, i tag #KW delle rispettive settimane vengono cercati e sostituiti. Segnando l'elemento come fatto o facendo un todo separato da esso o lasciando il giorno del dipendente e quindi l'elemento ricade nella lista di conversazione con il dipendente.
  8. Uso anche i tag #KW quando voglio tenere traccia se, per esempio, una persona esterna ha risposto a una mail che era importante per me:
    • Incontro a Dortmund con il cliente X
      • Trova spazio per la riunione a Dortmund, solo dopo la pausa estiva #KW40
      • Fissare l'appuntamento
        • Parla con #Hans quando ha tempo. Non può dirlo al momento, ma me lo farà sapere a #KW34
        • Il signor Müller Mail ha scritto, quando ha tempo. Rispondere? #KW38
      • Libro treno
  9. Infine, ecco un esempio di liste creative:
    • Incontro a Dortmund con il cliente X
      • Trova spazio per la riunione a Dortmund, solo dopo la pausa estiva #KW40
      • Fissare l'appuntamento
        • Parla con #Hans, quando ha tempo. Non posso venire al momento, ma mi farà sapere in #KW34
        • Il signor Müller Mail ha scritto, quando ha tempo. Rispondere? #KW38
      • Libro treno
        • o andare in macchina?
          • più veloce
          • ma non mi sono riposato all'appuntamento
          • forse combinare con un altro appuntamento?
        • o volare?
          • troppo lavoro, perché l'aeroporto è troppo lontano

Spero di poter trasmettere il mio modo di lavorare con Workflowy. Naturalmente, questo può essere integrato o modificato a piacere. Workflowy stesso è completamente flessibile.

Basta provare

Vorrei anche menzionare che potete condividere il vostro Workflowy con altri a qualsiasi livello. Con permessi di lettura e/o scrittura. Questo supporta bene anche il lavoro di squadra.

Fate una prova. Fino a 1000 linee Workflowy è gratuito. Oltre a questo costa 5 euro al mese.

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