Le agenzie PR si stanno presentando sempre più spesso come organizzatori di eventi. Con concetti come le fiere aziendali, rivitalizzano la concorrenza. Poiché non sono legate a una sola sede. Inoltre, le agenzie si considerano professionisti della comunicazione. Da ciò nascono nuove opportunità anche in tempi di crisi.
Gli organizzatori di fiere del vino e seminari sul vino stanno ricevendo nuova concorrenza: agenzie PR che offrono eventi e persino creano nuovi formati. Portano competenze e risorse che possono fornire loro vantaggi in una concorrenza agguerrita. La condizione per questo sono concetti sostenibili e mirati.
È vero che le agenzie organizzano eventi, ma non è nulla di nuovo. Già da tempo, degustazioni, prove culinarie di vino, menù di vino e partecipazioni a fiere o festival fanno parte del portfolio degli esperti di comunicazione. Tuttavia, di solito solo un cliente dell'agenzia ottiene una piattaforma: in tali eventi si parla di un solo paese del vino, una regione vinicola o un produttore di vino.
Una fiera aziendale dell'agenzia offre invece un forum per più clienti in un unico luogo, simile alla fiera aziendale di un importatore o di un rivenditore specializzato. I clienti non ottengono un'apparizione esclusiva, ma in un contesto così limitato, che garantisce loro una grande attenzione. Inoltre, l'agenzia può presentare le proprie competenze comunicative, organizzative e professionali e mantenere contatti.
Meike Frers è amministratore delegato di ff.k Relazioni Pubbliche
ff.k Relazioni PubblicheL'agenzia di Amburgo ff.k Relazioni Pubbliche ha sviluppato la "wein.campus", una fiera aziendale con programma di seminari. Nel frattempo, il formato si è svolto in tre anni in tre località in Germania. „Nel 2022 abbiamo lanciato il nostro primo wein.campus, perché abbiamo riconosciuto che il mercato ha bisogno di un formato ancora più efficiente e focalizzato rispetto alla classica masterclass su un unico tema con degustazione libera”, spiega Meike Frers, uno dei direttori di ff.k.
Questo è avvenuto subito dopo la pandemia di Covid. Gli eventi sul vino con ospiti in una sala non si erano potuti svolgere per due anni, e il settore bramava di nuovo di incontrarsi di persona. Negli affari B2B e B2C, le fiere del vino, che erano state sospese, sono state riprese – e ne sono nate di nuove. Vengono organizzate da società fieristiche, fornitori specializzati di eventi e marketing, nonché da grossisti e rivenditori. La maggior parte di questi eventi ha un'area di influenza regionale.
Le società fieristiche sono vincolate a un luogo: affittano spazi nel proprio terreno. Anche le fiere aziendali dei rivenditori si svolgono presso la sede dell'azienda, sia in spazi propri che in stanze affittate appositamente. Le agenzie, invece, possono scegliere liberamente la sede dell'evento e orientarsi verso dove si trova il pubblico più attraente. Ciò rende il concetto flessibile, ma significa anche che per ogni occasione devono essere selezionati e organizzati luogo, location e attrezzature specificamente.
Per prima cosa, è necessario determinare il contesto temporale e spaziale e il target – lavoro di marketing classico. Dove, quando e con quale frequenza dovrebbe svolgersi la fiera aziendale? Un roadshow in più luoghi in poche settimane o un evento annuale in una città? Chi esattamente dovrebbe partecipare alla fiera? Con quanti espositori e visitatori ci si può aspettare? Infine, anche gli spazi devono essere orientati a questo.
„Come agenzia PR, abbiamo il vantaggio rispetto agli organizzatori di fiere o eventi di non dover condurre una laboriosa acquisizione di espositori, poiché i partecipanti ci sono già – grazie ai nostri attuali budget”, chiarisce Meike Frers. È compito di un'agenzia di comunicazione rendere i propri clienti visibili al pubblico e farli entrare in conversazione. „Ciò funziona con articoli sui media e pubblicità così come con eventi”, afferma.
Anche nell'acquisizione dei visitatori, le agenzie PR sono ben posizionate. Dispongono di un database con rappresentanti dei media, che non solo vengono invitati, ma possono anche attirare l'attenzione dei loro lettori sull'evento. In questo contesto, la questione del target è essenziale. „Il wein.campus è un evento puramente B2B”, sottolinea Frers. „Si rivolge a professionisti del vino nel commercio, nella ristorazione e nei media, che possono essere moltiplicatori, acquirenti o entrambi.
Questo target è esigente e ha poco tempo. Pertanto, un formato che dovrebbe attrarli deve essere rilevante dal punto di vista dei contenuti e compatto nel tempo. Un classico fine settimana di fiera come negli eventi B2C non è in discussione. „Eravamo consapevoli che non potevamo superare un giorno e che quel giorno doveva essere scelto con attenzione”, racconta Frers. La scelta è caduta sul lunedì, che è giorno di riposo in molti ristoranti e in cui, per esperienza, anche i rivenditori specializzati spesso trovano tempo per eventi.
Così, il „wein.campus“ inizia lunedì mattina e termina nel tardo pomeriggio di lunedì. Nel frattempo, i partecipanti sono flessibili nella loro pianificazione del tempo. „Il programma è concepito in modo che i visitatori possano decidere liberamente se rimanere solo un paio d'ore o l'intera giornata”, spiega Frers. Ci sono due elementi: il „Mercato” con stand di degustazione e informazioni e le „Masterclass”, in cui singoli temi vengono presentati in modo incisivo da esperti.
I temi derivano dai clienti dell'agenzia coinvolti. Finora hanno partecipato tra i tre e i cinque clienti. Ogni cliente riceve sia uno stand nel mercato sia una masterclass. Lo spettro va da un intero paese del vino come la Georgia a singole regioni vinicole come la Loira, Pays d'Oc o Ribera del Duero, fino a vini analcolici e alternative al vino. È importante che i visitatori possano vivere tutti i temi in poche ore.
Il networking dell'agenzia nel settore vinicolo è decisivo per il successo. „Dobbiamo trattare i nostri visitatori esperti alla pari”, afferma Frers. „Grazie ai nostri contatti consolidati, non solo riusciamo ad attrarre il pubblico giusto, ma anche a garantire sempre la presenza di noti Masters of Wine per la moderazione delle masterclass.”
Finora, il „wein.campus“ si è svolto a Colonia, Amburgo e Francoforte, ciascuno in location di rilievo. È sensato posizionare l'evento solo una volta all'anno in una diversa regione metropolitana, poiché la limitazione aumenta il valore. Circa 70 visitatori esperti sono stati presenti a ciascun evento. Frers si dice soddisfatta: „L'idea di creare sinergie temporali e di contenuto raggruppando l'apparizione dei nostri clienti in un giorno ha funzionato alla grande.” Nel 2025, il „ff.k wein.campus“ è previsto anche in Svizzera oltre che in Germania.
Per le agenzie PR, un evento professionale compatto e variegato, in cui possono presentare i propri clienti, può essere interessante. In tempi di crisi, i budget per marketing, comunicazione ed eventi vengono rapidamente messi in discussione, ridotti o addirittura eliminati. Chi ha un partner che offre una propria fiera aziendale di successo, potrebbe risparmiare altrove. Questo, almeno, è ciò che sperano le agenzie.